Общая смета расходов по конференции изначально составлялась
таким образом, что финансовая нагрузка распределялась на три источника:
1\3 - грант РФФИ, 1\3 - спонсоры и 1\3 - оргсбор участников конференции.
Общий объем расходов планировался на уровне 500-550 тыс. рублей.
В принципе почти так и получилось, с той лишь разницей, что оставшиеся
после гранта РФФИ 60% средств распределились между участниками конференции
и спонсорами примерно в следующей пропорции: 70% - участники конференции,
30% - спонсоры, да и те в основном "платили натурой" и живых
денег от них никто и не видел. Ну и на том спасибо.
Большую организационную и материальную поддержку оказал физический факультет
Красноярского Государственного университета: предоставление офиса под
оргкомитет на факультете, транспорт, оплата путевок студентам - членам
оргкомитета, предоставление аудиторного и аудио - оборудования и многое
другое, за что мы выражаем огромную благодарность.
На открытии об этом уже стало известно, и уже тогда я отметил не столько
возросшую финансовую активность участников конференции, сколько их самостоятельность
- как менеджеров в деле поиска средств на поездку. То есть - сами участники
"пробивают" себе деньги на поездку, что, кстати, создает уникальную
атмосферу конференции - сюда приезжают не только в научном плане продвинутые
студенты, или молодые ученые, но и, к тому же - как вполне состоявшиеся
организаторы. Этот феномен я назвал "внутренним менеджментом"
конференции, который в последнее время оказывает значительную поддержку
в проведении конференции.
Однако, не смотря на возросшую финансовую самостоятельность участников
конференции, нельзя ей злоупотреблять и при каждом удобном случае надо
стремиться к сокращению расходов и стоимости пансиона на конференции.
Особых провалов в финансировании в этот раз не наблюдалось, но оргкомитету
пришлось выложить Базе "Гренада" практически все средства (даже
те, которые были предназначены на отправку почтой сборников конференции)
и при этом мы еще остались должны 3 тысячи рублей. Также пока без премиальных
остался оргкомитет, а некоторые из его членов сами вдруг оказались "спонсорами":
Алексей Борисевич (до 15 тысяч рублей) и Александр Арапов (около 5 тысяч
рублей). В целом ситуация поправима и мы надеемся в ближайшем будущем
оплатить вышеперечисленные долги и премиальные оргкомитету. Но после отправки
всех сборников ВНКСФ-9.
Из некоторых итогов, связанных с хроническими проблемами финансирования
ВНКСФ следует снова отнести "запланированные незапланированные"
расходы, в следствие которых мы постоянно несем существенные потери. Речь
идет о расходах, планируемых и уже осуществленных оргкомитетом на разные
цели, рассчитанные на планируемый приезд определенного количества человек.
Тот участник, который декларирует свой приезд, но по непонятным причинам
не приезжает и не извещает во время об этом - так, или иначе, наносит
финансовый ущерб. Так вот, в этот раз РЕАЛЬНЫЙ ущерб составил около 25
тысяч рублей! Вот откуда и все недоплатежи и долги…
По итогам данной конференции было принято принципиальное решение - обязательное
подтверждение участниками конференции своего прибытия.
И последнее: как и наш оргкомитет, так и последующие должны запомнить
одно главное правило, которое, если перефразировать "буржуйскую поговорку",
звучит примерно так: "Участник конференции всегда прав, даже если
он неправ. А если он неправ, то это значит, что вы что-то сделали не так!".
|