Схема (этапы) работы по научной программе оргкомитета ВНКСФ-9 была традиционной:

1. Распространение информации о конференции по вузам и научным центрам в России;
   
2. Работа по приему и обработке заявок и тезисов от участников конференции, составление Базы данных;
   
3. Оперативный вывод обработанной информации на сайт и работа с участниками конференции в Интернет;
   
4. Подготовка к печати и выпуск сборника тезисов конференции;
   
5. Поиск, подбор и формирование Научного Комитета;
   
6. Составление и проведение основной научной, конкурсной программы конференции;
   
7. Составление и проведение пленарных программ конференции;
   
8. Подведение итогов конференции.

Подробнее по этапам:

1. Первое извещение в виде буклета было изготовлено (дизайн и печать) в самом Красноярске Алексеем Борисевичем. При этом надо заметить, что в этот раз, впервые за долгое время он был красивым и полноцветным (последний раз на ВНКСФ-4) и также впервые изготавливался не в Екатеринбурге, а в Красноярске.
   Эскиз - макет извещения можно посмотреть в приложении к отчету.
   Рассылка первых и последующих извещений осуществлялась двумя способами - электронном и почтой. При этом использовался собственный банк адресов АСФ физфаков и физтехов России, а также электронная база данных по итогам прошлых конференций.
   Первое извещение несколько запоздало и было разослано в конце ноября, однако прием заявок электронной базой данных на сайте ВНКСФ начался во время - также в конце ноября.
   
2. Прием заявок также, как и в прошлом году, осуществлялся электронной базой данных на сайте ВНКСФ. Обработка информации и корректировка велась планомерно из Екатеринбурга, однако возможность доступа в административный интерфейс была также предоставлена Красноярску. Динамику поступления заявок можно посмотреть в приложении к отчету.
   
3. Что касается непосредственной работы с участниками через Интернет, то в основном она касалась приема тезисов, подтверждения оргкомитетом об их приеме, или просьбой подкорректировать неправильно набранные тезисы, или заявки и ответы на другие технические вопросы.
   Все ответы участникам от оргкомитета поступали оперативно, без задержек. В итоге мы подсчитали, что всего, за время подготовки к конференции, нами было принято и послан ответ на, более чем, 2600 писем!
   Всего на обработку было принято 540 тезисов. Но, к сожалению, вот у же в который раз, тезисы высылались с опозданием. И, вместо ожидаемого 1-го марта, тезисы принимались вновь "до упора", т.е. практически до 10-15 марта, когда сборник тезисов уже практически находился "на пути" в типографию.
   Третьи извещения - окончательные приглашения на конференцию в количестве около 300-т были разосланы через обычную почту и по электронной почте, таким образом, в период с 5 по 15 марта из Красноярска.
   
4. А вот настоящие проблемы появились при верстке сборника. По своему объему он оказался рекордным - 1098 страниц! Пришлось даже, придерживаясь традиционного формата А5, сделать его в два тома.
   Поскольку тезисы приходили поздно, времени на их корректировку и точное направление в нужный раздел (секцию), после оценки экспертов, было весьма проблематичным. Тем более, что эксперты находились в Красноярске, а верстка сборника проходила в Екатеринбурге. Тем не менее эта операция, по своему накалу и объему работ ничуть не уступающая самому проведению конференции, прошла успешно. Оценку экспертов мы получили - впервые было "забраковано" довольно много тезисов - около 10-ти, в основном из секции по методам преподавания физики).
   Сборник был сверстан во время в Екатеринбурге и затем поездом с помощью Александра Арапова был переправлен в Красноярск, где и был напечатан в типографии под руководством Александра Морозова. Кстати, сборник впервые печатался не в Екатеринбурге, а на месте проведения конференции.
   
5. Практически параллельно с печатью и версткой сборника велась работа по формированию научного комитета. В этот раз формирование комитета проводилось не только на месте проведения - в Красноярске, но также и в Екатеринбурге, Москве.
   Весь состав Красноярской части научного комитета набирался местным оргкомитетом во главе с Алексеем Борисевичем, в Екатеринбурге и Москве работу проводил Александр Арапов.
   В результате, впервые за долгое время, на ВНКСФ-9 приехали ученые из разных городов России: двое из Москвы, двое из Екатеринбурга, один из Новосибирска. Благодаря такому мощному "десанту", а также самому активному участию местных ученых, работа секций была необыкновенно активной и интересной. Состав научного комитета можно посмотреть в приложении к отчету.
   
6. Но, разумеется, главным определяющим фактором всегда остаются доклады участников конференции, их уровень и, если хотите, их количество.
   Исходя из общего количества очных участников конференции, работа секций конференции была разбита на два потока: в большом и малом залах. Тематика секций, проводящихся параллельно, в одно и то же время, не перекрывалась (например, если в большом зале проводилась секция "Теоретическая физика", то в малом - "Автоматизация физического эксперимента" и т.п.). Подробнее о программе конференции и графике работы секции можно посмотреть в приложении к отчету. При этом, благодаря увеличению общей продолжительности работы конференции, некоторые фрагменты дней и даже один полный день, были полностью освобождены от работы секций, что положительно повлияло на их качество и посещаемость.
   Всего на 21 секции конференции по конкурсной программе было представлено около 170 устных и около 15-ти стендовых докладов.
   О научной составляющей программы можно посмотреть в отчете научного комитета.
   По итогам работы секций, после рассмотрения научным жюри (комитетом) каждой секции с участием представителей АСФ, (заметим, что участие членов АСФ в рассмотрении итогов работы секций на нашей конференции обязательно!), был определен рейтинг участников конференции по секциям, а также вручены дипломы очным участникам за первые три места в каждой секции. Итоги вручения дипломов и рейтинг можно посмотреть в приложении к отчету.
   В этом году четкого рейтинга секций (худшая - лучшая) проведено не было, но традиционно сильными были секции по физике твердого тела, секции по оптике, низких температур, конденсированных сред (магнитчики). Все остальные секции были примерно на равном уровне.
   Явно неудачными в этом году как по составу участников, так и по научному жюри были секции по биофизике и медицинской физике, а также секция по физическим методам в экологии (в основном из за отсутствия некоторых докладов из Железногорска).
   
7. Пленарным программам конференции АСФ России и оргкомитет также всегда уделяли особое внимание. В состав данных программ мы включили: - пленарные, или обзорные доклады ученых по общезначимым и интересным научным темам, - пленарные доклады ученых по тематике секций.
   На этой конференции как никогда ранее пленарных и обзорных докладов ученых было много - 16 докладов! Обзорные доклады, таким образом, были практически на каждой секции, пленарных специальных докладов с отдельными заседаниями - четыре. Все доклады были представлены 16-ю учеными из Красноярска, Новосибирска, Екатеринбурга и Москвы.
   Подробнее о программе пленарных и обзорных докладов можно посмотреть в приложении к отчету.
   
8. Подведение итогов конференции проводилось с учетом мнения научного комитета конференции и оргкомитета, состоящего из членов АСФ России. Дипломами были отмечены 65 студентов и аспирантов по итогам работы 21 секции конференции. Работы заочных участников конференции, были распределены по рейтингу и опубликованы в Интернет (также с возможностью публикации работ). Дипломы были изготовлены на достаточно высоком уровне по заказу АСФ в одной из типографий Красноярска. Итоги ВНКСФ-9 были опубликованы в Интернет, а также будут опубликованы в сборнике ВНКСФ-10.